四、提炼“思想”

简明扼要，是公文写作的基本要求。机关公文是用来反映公务活动情况， 解决公务活动中的实际问题的，一切要服从行文目的和表现主旨的需要，当详则详，当略则略，做到言之有物、简而不空。要把握问题关键，提炼核心观点。

“始于意格，成于句字”，公文反映的是作者对某个问题的认识和看法，如果对所要反映事物的了解失之片面、肤浅，写出的公文必然是言不称物、文不逮意。要理清思路、列出主要提纲，阐明观点、陈述事实不能一盘散沙，要娓娓道来，做到条理清晰、前后连贯、全文一体。要注重遣词用字，删除可有可无的字、词、句、段，做到“篇无累句，句无累字”，用最经济的文字，精确地表达尽可能多的实际内容。

五、会说“人话”

写稿子，会说套话、空话，就是不会根据事情本身的需要说人话。有的人把写稿子看得很神秘，摆的架势很大，攒了一肚子的劲，写的过程不轻松，写出来的东西读起也不轻松。我一直都给单位搞文稿的同志强调，写稿子要说“人话”，要说大家听得懂的话。机关公文写出来是给人看、给人读的，不能只是作者自己懂了，就认为别人一定也能理解。机关公文讲求于平淡之中见神奇， 要多用叙述、说明、议论，少用或者不用描写、夸张、渲染等手法，直截了当说事情。遣词造句要力求大众化，多用简单明了的大白话，少用生僻晦涩的专业术语，适当合理地使用约定俗成的简称，做到雅俗共赏，平实易懂。

文稿要讲究表述方式，要以人为本，意思就是以听的人为本，以看的人为本，表达一层意思，方式有很多种，但最好的方式就是一听就懂、一看就明白， 而且还要考虑到即便是一个马大哈也不容易看错。

机关公文要注意分段、断句。我观察到很多同志写稿子，经常一段就是两三页，一句话能有半页纸，读起来费力，听起来费劲。大家可以留意下这几年中央和省委下发的文件，很少有过长的段落和句子，经常一段就只有一句话、两三行。分段、断句要从文字表达的实际出发，我觉得要注意4点：一是单一性， 一个段落原则上只表达一个中心内容，不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起；二是完整性，即一个中心内容尽量在一个段落或者成部分的几个段落里说清楚，不能分散在几个段落或几个部分里讲；三是连贯性，就是前后段的内容要有承继关系，不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断。四是整体性， 一篇稿子要全文一体，各个组成部分讲的要是一个层面的内容，共同组成支撑这篇稿子核心观点的论据，不能头重脚轻、七拱八翘。

六、能讲“故事”

机关公文讲究规范，但并不等于呆板。机关公文不一定都是“板着面孔讲官话”，根据实际情况，可以灵活采取多种表现形式，帮助读的人更好理解把握。比如调研报告，不能全是“典型经验—存在问题—工作建议”这种老套路， 要根据实际情况，用讲“故事”的方法把时间、地点、背景、人物、事件叙述出来，把调研的感受、看到的事情、得到的启示，鲜活地传递给读者。再比如新闻报道，这种类型相对其他公文来说更加灵活、更加贴近群众，更不能简单地引用新闻素材，堆砌事实，显得枯燥生硬，缺乏可读性；要明确新闻报道的立场和观点，搞清楚要传达什么、宣传什么、弘扬什么。只有在一个成熟的观点和统一的主题统领下组织素材，通过新闻故事的形式把具有启示性的精神内涵表达出来，才能真正让报道吸引人、打动人、感染人，真正起到对外宣传的功效。